1. Postanowienia wstępne i definicje:
a. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w niekomercyjnej i niemasowej imprezie zamkniętej, odbywającej się w terminie i miejscu wskazanym przez Fundację Flamberg,
zwanej dalej “Konwentem Flamberg”.
b. Konwent Flamberg jest organizowany przez Fundację Flamberg z siedzibą w Mysłowicach, ul. Krakowska 7/3 41-400, nr KRS 0000607645, zarząd Fundacji Flamberg oraz osoby
upoważnione przez zarząd, identyfikujące się stosownym identyfikatorem, zwane w dalszej części Regulaminu “Organizatorami”.
c. Boisko sportowe w miejscowości Czatachowa wraz z przyległym terenem oraz tereny leśne, gdzie przeprowadzane są punkty programu zwane są w dalszej części Regulaminu
“Terenem Konwentu”. Działania na Terenie Konwentu są organizowane we współpracy z OSP Czatachowa.
d. Osoby, które dokonały wpłaty na koszty organizacji Konwentu Flamberg (zakupiły wejściówkę w Sklepie Flamberg) stosownie do długości pobytu, oraz dokonały formalnego zapisu na terenie konwentu, wylegitymowały się dokumentem tożsamości i otrzymały opaskę akredytacyjną, zwane są dalej “Uczestnikami.”
e. Akredytacje:
i. Jeśli została zakupiona akredytacja ze zniżką wynikającą z wieku, uczestnik może zostać poproszony o okazanie dokumentu potwierdzającym datę urodzenia.
ii. Brak lub odmowa okazania dokumentu skutkuje utratą prawa do naliczonej zniżki.
iii. W razie nie okazania dokumentu uprawniającego do zniżki, osoba zobowiązana jest dopłacić brakującą kwotę, która wynosi różnicę ceny
akredytacji pełnej (nie będącej w przedpłacie) i ceny akredytacji ze zniżką.
iv. Jeśli osoba nie uiści brakującej kwoty nie ma możliwości uczestnictwa w Konwencie.
v. Osoby, które zakupiły akredytacje jednodniową, po spełnieniu wymogów zawartych w punkcie 1d (”Uczestnik”), posiadają ważną akredytację do godz. 23:59 danego dnia.
f. W czasie trwania Konwentu Flamberg poza Organizatorami i Uczestnikami na Terenie Konwentu mogą przebywać i działać Twórcy Punktów Programu, Akredytowani Fotografowie oraz Obsługa Techniczna konwentu.
g. Osoby postronne obecne na terenie konwentu mogą zostać w każdej chwili poproszone przez organizatorów o opuszczenie jego terenu.
h. Sklep Flamberg to platforma do dokonywania wpłat na koszty organizacji poprzez zakup wejściówek oraz innych przedmiotów tam wystawionych do sprzedaży. Zasady dokonywania
transakcji w Sklepie Flamberg; dostępne są w Regulaminie Sklepu
2. Wszystkie osoby przebywające na Terenie Konwentu, wskazane w pkt 1 d i e, zobowiązane są do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu, przepisów przeciwpożarowych i innych regulaminów obowiązujących w miejscach stanowiących obozowisko i teren gry.
3. Uczestnicy w wieku powyżej 16 a poniżej 18 lat muszą przedłożyć w momencie akredytacji pisemną zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na udział w konwencie lub przed rozpoczęciem konwentu przesłać skan takiego dokumentu na adres konwent@flamberg.pl.
4. Osoby w wieku poniżej 16 lat nie mogą uczestniczyć w konwencie samodzielnie. Takie osoby po zaakredytowaniu mogą stać się uczestnikami Konwentu Flamberg wyłącznie jeśli przebywają na jego terenie wraz z opiekunem prawnym lub inną wyznaczoną przez opiekuna prawnego osobą.
5. Uczestnicy chcący przyjechać na konwent ze zwierzęciem muszą zgłosić wcześniej ten fakt do organizatorów poprzez zakup specjalnej wejściówki dla zwierzęcia w Sklepie Flamberg.
6. Uczestnik przyjeżdżający ze zwierzęciem ponosi za nie odpowiedzialność w trakcie konwentu. Jest obowiązany przestrzegać wszystkich wytycznych organizatorów w zakresie opieki i kontroli nad zwierzęciem, oraz zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań, by jego zwierzę nie było uciążliwe dla innych uczestników konwentu.
7. W przypadku naruszenia wytycznych organizatora w zakresie opieki nad zwierzęciem, albo w wypadku, gdy zachowanie zwierzęcia będzie uciążliwe dla innych uczestników konwentu, uczestnik może zostać poproszony o wywiezienie zwierzęcia poza teren konwentu.
8. Uczestnicy Konwentu Flamberg zobowiązani są:
a. do wpłacenia opłaty akredytacyjnej na pokrycie kosztów związanych z organizacją konwentu
b. do dopełniania czynności akredytacyjnych w miejscu odbywania się Konwentu, w tym w szczególności okazania dowodu zakupu wejściówki (Kod QR), odbioru i noszenia opaski zgodnie z wybraną opcją uczestnictwa w konwencie przez cały czas przebywania na Terenie Konwentu podczas jego trwania
c. do wskazania decyzji w zakresie dobrowolnych zgód marketingowych
d. do akceptacji i przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.
9. Organizatorzy zobowiązani są do:
a. organizacji gier, larpów i innych atrakcji przewidzianych w programie konwentu, z zastrzeżeniem wypadków losowych i pogodowych oraz ewentualnych ograniczeń i obostrzeń
wynikających z zaleceń rządowych.
b. zapewnienia uczestnikom miejsca biwakowego, dostępu do ujęcia wody, dostępu do węzła sanitarnego, wywozu śmieci.
10. Od momentu zaakredytowania aż do opuszczenia terenu imprezy każdy z uczestników ponosi za swoje postępowanie pełną odpowiedzialność prawną i finansową oraz zobowiązany jest nosić w widoczny sposób dowód dokonania akredytacji (opaskę) zgodnie z zadeklarowaną i faktyczną opcją uczestnictwa.
11. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za wypadki i szkody powstałe z winy lub spowodowane przez uczestników. Organizatorzy nie ponoszą też odpowiedzialności za ewentualne nieszczęśliwe zdarzenia lub wypadki będące następstwem udziału w imprezie.
12. Po wyrażeniu przez Uczestnika zgody na robienie zdjęć i nagrywanie filmów z jego udziałem przez podmiot uprawniony przez Organizatora, wszystkie materiały z jego udziałem mogą zostać wykorzystane przez Konwent Flamberg nieodpłatnie w celach promowania konwentu. Inne wykorzystanie wymaga odpowiedniej zgody. Uczestnik oznacza zakres i rodzaj zgód na wykorzystanie swojego wizerunku na etapie zakupu wejściówki w drodze wyboru odpowiedniej opcji. Późniejsza zmiana wymaga odpowiedniego oświadczenia w formie dokumentu przekazanego na adres mailowy konwent@flamberg.pl.
13. Uczestnicy zobowiązani są do traktowania siebie nawzajem z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne w jakiejkolwiek formie jest zakazane. Jeżeli Uczestnik stwierdzi, że jego granice zostały w jakikolwiek sposób naruszone, może to zgłosić do Organizatorów lub wyznaczonych osób zaufania, które dołożą wszelkich starań, aby zapewnić pomoc.
14. Używanie lub namawianie innych Uczestników do używania substancji zabronionych jest zakazane na terenie Konwentu Flamberg. Naruszenie zakazu będzie wiązało się z surowymi konsekwencjami.
15. Uczestnicy zobowiązani są do kulturalnego zachowania, zwłaszcza w porze nocnej. Niewłaściwe zachowanie może spowodować wyciągnięcie odpowiednich konsekwencji (do usunięcia z Konwentu Flamberg bez zwrotu akredytacji włącznie).
16. Uczestnicy Konwentu Flamberg zobowiązani są do utrzymania porządku w miejscu biwakowania. Organizatorzy zobowiązani są do zapewnienia odpowiedniej ilości worków na śmieci. Uczestnicy są zobowiązani do wynoszenia pełnych worków do specjalnie do tego przeznaczonego kontenera.
17. Rozbijanie namiotów poza przestrzenią wskazaną przez Organizatorów na biwakowanie, a szczególnie w lesie poza wyznaczonym obszarem, jest zabronione.
18. Na terenie Konwentu Flamberg zakazuje się:
a. strzelania z łuków przy użyciu strzał ostrych, strzelania z broni pneumatycznej, torsyjnej i palnej, pod groźbą usunięcia z imprezy bez zwrotu akredytacji
b. odtwarzania muzyki mechanicznej w sposób mogący przeszkadzać innym uczestnikom imprezy, poza przestrzenią i
wydarzeniami uzgodnionymi z Organizatorami
19. Na terenie Konwentu Flamberg obowiązuje zakaz palenia ognisk poza miejscami do tego celu wyznaczonymi.
20. Naruszenie któregokolwiek punktu regulaminu może się wiązać z usunięciem z terenu Konwentu, bez zwrotu akredytacji.
21. Osobami wyłącznie uprawnionymi do interpretowania zapisów niniejszego regulaminu są Organizatorzy Konwentu Flamberg.
22. Osobami uprawnionymi do egzekwowania zapisów niniejszego regulaminu są Organizatorzy Konwentu Flamberg oraz osoby przez nich wyznaczone.
