Loading

REGULAMIN KONWENTU FLAMBERG

  1. Postanowienia wstępne i definicje:
    1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w niekomercyjnej i niemasowej imprezie zamkniętej, odbywającej się w terminie i miejscu wskazanym przez Fundację Flamberg, zwanej dalej “Konwentem Flamberg”
    2. Konwent Flamberg jest organizowany przez Fundację Flamberg nr KRS 0000607645 z siedzibą w Mysłowicach 41-300, ul.Krakowska 7/3, Polska, zarząd Fundacji Flamberg oraz osoby upoważnione przez zarząd, identyfikujące się stosownym identyfikatorem, zwane w dalszej części Regulaminu “Organizatorami”
    3. Boisko sportowe w miejscowości Czatachowa wraz z przyległym terenem oraz tereny leśne, gdzie przeprowadzane są punkty programu zwane są w dalszej części Regulaminu “Terenem Konwentu”. Dokładna mapa w/w terenu zostanie opublikowana w dostępnym w trakcie Konwentu Flamberg informatorze oraz na stronie www.flamberg.pl. Działania na Terenie Konwentu są organizowane we współpracy z OSP Czatachowa.
    4. Osoby, które dokonały wpłaty na koszty organizacji Konwentu Flamberg (zakupiły wejściówkę w Sklepie Flamberg) stosownie do długości pobytu oraz formalnego zapisu na terenie konwentu i otrzymały opaskę akredytacyjną zwane są dalej “Uczestnikami”
    5. W czasie trwania Konwentu Flamberg poza Organizatorami oraz Uczestnikami na Terenie Konwentu mogą przebywać i działają zgodnie z treścią umów o wolontariat Twórcy Punktów Programu, Akredytowani Fotografowie, Team Helperów
    6. Osoby postronne obecne na terenie konwentu mogą zostać w każdej chwili poproszone przez organizatorów o opuszczenie jego terenu. W zakresie osób zaakredytowanych na Konwent Fornost kwestie zasad reguluje spis tychże zaakceptowany przez Organizacje obu wydarzeń – Traktat 2F
    7. Sklep Flamberg to platforma do dokonywania wpłat na koszty organizacji poprzez zakup wejściówek oraz przedmiotów tam wystawionych do sprzedaży. Zasady dokonywania transakcji w Sklepie Flamberg; dostępne są w Regulaminie Sklepu
  2. Wszystkie osoby przebywające na Terenie Konwentu, wskazane w pkt 1 d i e, zobowiązane są do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu, przepisów przeciwpożarowych i innych regulaminów obowiązujących w miejscach stanowiących obozowisko i teren gry.
  3. Uczestnicy w wieku poniżej 18 lat muszą przedłożyć w momencie akredytacji pisemną zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na udział w konwencie lub przesłać skan takiego dokumentu na adres konwent@flamberg.pl. Zgoda taka może być również wyrażona w drodze rejestracji i kupna wejściówki w Sklepie Flamberg.
  4. Osoby w wieku poniżej 15 lat nie mogą uczestniczyć w konwencie samodzielnie. Takie osoby po zaakredytowaniu mogą stać się uczestnikami Konwentu Flamberg wyłącznie jeśli przebywają na jego terenie wraz z opiekunem prawnym lub inną wyznaczoną przez opiekuna prawnego osobą.
  5. Uczestnicy chcący przyjechać na konwent ze zwierzęciem muszą zgłosić wcześniej ten fakt do organizatorów poprzez zakup specjalnej wejściówki w Sklepie Flamberg lub w momencie dokonywania akredytacji zgłosić organizatorom zwierzę poprzez rejestrację elektroniczną w Sklepie Flamberg i ponosi za nie odpowiedzialność na terenie konwentu.
  6. Uczestnik przyjeżdżający ze zwierzęciem na konwent zobowiązany jest przestrzegać wszystkich wytycznych organizatorów w zakresie opieki i kontroli nad zwierzęciem, oraz zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań by jego zwierzę nie było uciążliwe dla innych uczestników konwentu.
  7. W przypadku naruszenia wytycznych organizatora w zakresie opieki nad zwierzęciem, albo w wypadku, gdy zachowanie zwierzęcia będzie uciążliwe dla innych uczestników konwentu, uczestnik może zostać poproszony o wywiezienie zwierzęcia poza teren konwentu.
  8. Uczestnicy Konwentu Flamberg zobowiązani są:
    1. do wpłacenia opłaty akredytacyjnej na pokrycie kosztów związanych z organizacją konwentu
    2. do dopełniania czynności akredytacyjnych w miejscu odbywania się Konwentu, w tym w szczególności okazania dowodu zakupu wejściówki ( Kod QR), odbioru i noszenia opaski zgodnie z wybraną opcją uczestnictwa w konwencie przez cały czas przebywania na Terenie Konwentu podczas jego trwania
    3. do wskazania decyzji w zakresie dobrowolnych zgód marketingowych
    4. do akceptacji i przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu
  9. W ramach opłaty akredytacyjnej organizatorzy zobowiązani są do:
    1. organizacji gier, larpów i innych atrakcji przewidzianych w programie konwentu, z zastrzeżeniem wypadków losowych i pogodowych oraz ograniczeń lub wytycznych wynikających z przeciwdziałania Covid-19,
      a wynikających z zaleceń rządowych, które mogą wpłynąć na faktyczną realizację zaplanowanych punktów programu
    2. zapewnienia uczestnikom miejsca biwakowego, dostępu do ujęcia wody, dostępu do węzła sanitarnego, wywozu śmieci. Miejsce biwakowe dostępne jest dla każdego uczestnika zgodnie z mapą zamieszczoną w informatorze bądź na stronie internetowej, pod warunkiem że nie jest już zajęte przez innych uczestników.
  10. Od momentu zaakredytowania aż do opuszczenia terenu imprezy każdy z uczestników ponosi za swoje postępowanie pełną odpowiedzialność prawną i finansową oraz zobowiązany jest nosić w widoczny sposób dowód dokonania akredytacji (opaskę) zgodnie z zadeklarowaną i faktyczną opcją uczestnictwa.
  11. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za wypadki i szkody powstałe z winy lub spowodowane przez uczestników. Organizatorzy nie ponoszą też odpowiedzialności za ewentualne nieszczęśliwe zdarzenia lub wypadki będące następstwem udziału w imprezie
  12. Zasady związane z ochroną epidemiczną – mogą ulegać zmianie lub aktualizacji w razie zmiany przepisów regulujących ograniczenia i rządowe wytyczne sanitarne, wynikających z przeciwdziałania Covid-19 :
    1. na Terenie Konwentu nie ma wymogu noszenia maseczek i zakrywania twarzy na otwartej przestrzeni
    2. zaleca się zachowanie dystansu 1,5m pomiędzy uczestnikami
    3. zaleca się korzystanie z udostępnionych płynów do dezynfekcji
    4. na Terenie Konwentu spożywanie napojów oraz jedzenie posiłków możliwe jest ze swoich naczyń bądź udostępnionych przez podmioty wydające jedzenie naczyń jednorazowych
    5. Przed skorzystaniem z miejsca przy stole do gier, jedzenia lub innych aktywności zaleca się zdezynfekowanie powierzchni
    6. Osoby przebywające na Terenie Konwentu zobowiązane są do regularnego mycia rąk wodą z mydłem, a jeśli nie jest to możliwe do korzystania z udostępnionych płynów do dezynfekcji
    7. płyny do dezynfekcji będą znajdowały się w widocznych miejscach, a dozowniki będą regularnie uzupełniane
    8. Organizator zapewnia stały dostęp do bieżącej wody, mydła oraz płynu dezynfekującego. Dodatkowo w pomieszczeniach sanitarnych wywieszone będą informacje o sposobie prawidłowego mycia i dezynfekcji rąk
    9. Uczestnicy mają bezwzględny obowiązek zgłaszania Organizatorom informacji o złym samopoczuciu własnym lub innych Uczestników (temperatura powyżej 37,5; wcześniej nie występujące duszności lub kaszel)
    10. codzienne prace porządkowe będą uwzględniały dodatkową dezynfekcję powierzchni dotykowych – poręczy, klamek, blatów, włączników etc.
    11. infrastruktura obiektu oraz sprzęt niezbędny do prowadzenia zajęć programowych będzie regularnie czyszczony z użyciem detergentu lub innych środków dezynfekujących
  13. Po wyrażeniu przez Uczestnika zgody na robienie zdjęć i nagrywanie filmów z jego udziałem przez podmiot uprawniony przez Organizatora, wszystkie materiały z jego udziałem mogą zostać wykorzystane przez Konwent Flamberg nieodpłatnie w celach promowania konwentu w mediach społecznościowych, inny wykorzystanie wymaga odpowiedniej zgody. Uczestnik oznacza zakres i rodzaj zgód na wykorzystanie swojego wizerunku na etapie zakupu wejściówki w drodze wyboru odpowiedniej opcji. Późniejsza zmiana wymaga odpowiedniego oświadczenia w formie dokumentu przekazanego na adres mailowy konwet@flamberg.pl
  14. Uczestnicy zobowiązani są do traktowania siebie nawzajem z szacunkiem. Nękanie fizyczne lub słowne w jakiejkolwiek formie jest zakazane. Jeżeli Uczestnik stwierdzi, że jego granice zostały w jakikolwiek sposób naruszone, może to zgłosić do Organizatorów lub wyznaczonych osób zaufania, które dołożą wszelkich starań, aby zapewnić pomoc.
  15. Namawianie innych Uczestników do używania lub używanie substancji zabronionych jest zakazane na terenie Konwentu Flamberg. Naruszenie zakazu będzie wiązało się z surowymi konsekwencjami.
  16. Uczestnicy zobowiązani są do kulturalnego zachowania, zwłaszcza w porze nocnej. Niewłaściwe zachowanie może spowodować wyciągnięcie odpowiednich konsekwencji (do usunięcia z Konwentu Flamberg bez zwrotu akredytacji włącznie).
  17. Uczestnicy Konwentu Flamberg zobowiązani są do utrzymania porządku w miejscu biwakowania. Organizatorzy zobowiązani są do zapewnienia odpowiedniej ilości worków na śmieci, które po zapełnieniu Uczestnicy muszą odnieść do specjalnie do tego przeznaczonego kontenera.
  18. Rozbijanie namiotów poza przestrzenią wskazaną przez Organizatorów na biwakowanie, a szczególnie w lesie poza wyznaczonym obszarem, jest zabronione.
  19. Na terenie Konwentu Flamberg zakazuje się:
    1. strzelania z łuków przy użyciu strzał ostrych, strzelania z broni pneumatycznej, torsyjnej i palnej, pod groźbą usunięcia z imprezy bez zwrotu akredytacji
    2. odtwarzania muzyki mechanicznej w sposób mogący przeszkadzać innym uczestnikom imprezy, poza przestrzenią i wydarzeniami uzgodnionymi z Organizatorami
  20. Na terenie Konwentu Flamberg obowiązuje zakaz palenia ognisk za wyjątkiem miejsc do tego celu wyznaczonych.
  21. Naruszenie któregokolwiek punktu regulaminu może się wiązać z usunięciem z terenu Konwentu, bez zwrotu akredytacji.
  22. Osobami wyłącznie uprawnionymi do egzekwowania zapisów niniejszego regulaminu oraz interpretowania jego zapisów są Organizatorzy Konwentu Flamberg.

Regulamin gier i larpów

  1. Organizatorzy punktów programu Konwentu Flambergowych zastrzegają sobie prawo do limitu uczestników danego punktu i ich ewentualnego doboru.
  2. Uczestnicy punktów programu zobowiązani są do przestrzegania ich reguł, za ich złamanie grozi wykluczenie z dalszego w nich udziału.
  3. Udział w punktach programu pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających jest całkowicie zabroniony. Konsekwencją złamania tego zakazu może być wykluczenie, a nawet usunięcie z Konwentu Flamberg bez zwrotu składki.
  4. Uczestnikom punktów programu zabrania się wprowadzania do nich przedmiotów mogących stanowić zagrożenie dla innych graczy (faktyczna broń, ostre elementy strojów, itp.).
  5. W razie korzystania z “bezpiecznej broni” jej użycie w czasie punktu programu musi zostać zaakceptowane przez osobę wyznaczoną przez Organizatora.